Biblioteca del CIAT, una evolución que va más allá del papel

Lo anterior ha generado coyunturas y retos para las bibliotecas: la diversidad de formatos y soportes, la variedad de contenidos y la forma de acceder a la información (independiente de las barreras geográficas, idiomáticas y temporales) se han presentado como desafíos para las bibliotecas que se han ido transformando con la incorporación de las TIC en sus procesos y con el apoyo de éstas ofrecer los servicios y programas que la sociedad actual necesita y espera.

La biblioteca del CIAT, coordinada por Elizabeth Campillo y Carlos Saa, no ha sido la excepción y también ha evolucionado al ritmo de los grandes cambios que la cultura de las TIC ha traído consigo y teniendo en cuenta los retos presupuestales de los últimos años.

La transformación de la biblioteca del CIAT inició con las suscripciones a servicios que permitían acceder a los documentos en línea y en físico. También se tenía una suscripción a Springer, a través de CGIAR, que daba acceso a 51 títulos. En ese entonces, se tenía la mentalidad de que solo se podía leer en formato papel y que, debido a limitaciones para conectarse a internet, las personas no siempre podrían acceder al documento si este solo estaba en línea. Pagar por el servicio online y físico era costoso.

Después, en el año 2011, se decidió que la biblioteca del CIAT debía reducir su espacio físico y cambiar el lugar que ocupaba en ese entonces por una sede más pequeña. “Se empezaron a descartar libros, primero con el criterio de la duplicidad y luego teniendo en cuenta si tenían o no relación directa con el quehacer del CIAT. A nivel de revistas se evaluó cuáles ya estaban en la base de datos a las que se tenían acceso, cuáles ya estaban en línea con acceso abierto y cuáles eran de interés para el CIAT”, recuerda Elizabeth Campillo. Así, con la necesidad de reducir el espacio, se eliminaron las suscripciones en papel.

En este proceso fueron descartados 4263 libros. Se hicieron jornadas donando libros. Primero se ofertaron a la comunidad del CIAT. Otros se llevaron a la Universidad Nacional para que se aprovecharan en el marco del programa “adopta un libro”, para que así fuesen entregados a estudiantes de pregrado.

Menos dinero, más información

Con los cambios presupuestales y en disponibilidad del espacio físico, el enfoque se centró en las publicaciones en línea. Esto ha permitido que invirtiendo menos recursos financieros se ha logrado tener mayor acceso a la información a través de servicios como Springer (acceso a más de 1800 títulos), Science Direct (hasta 500 descargas de documentos) y acceso a toda la colección de Elsevier en cuanto a revistas y libros. Si los documentos son Open Access, los usuarios los pueden descargar directamente. Si son restringidos, los usuarios deben enviar un correo a [email protected] y se les enviará de inmediato el documento que necesitan.

Además, actualmente existe un consorcio de bibliotecas de centros del CGIAR que da acceso a documentos y, de igual forma, la biblioteca del CIAT hace parte de la Alianza de Servicios de Información Agropecuaria, SIDALC, que “facilita el acceso a la información producida en las Américas que se encuentra debidamente organizada en Instituciones Agrícolas, sus bibliotecas y otros centros de información relacionados. Esta Alianza pone a disposición cerca de 3.1 millones de referencias, entre ellos libros, revistas, tesis e informes, así como más de 240.000 documentos a texto completo”[1].

Con lo anterior se puede decir que, si bien el número de libros descartados fue alto, hoy en día se ha ampliado el número de recursos disponibles en línea, lo que facilita que los investigadores pueden buscar de manera autónoma la información que necesitan y descargarla desde sus oficinas. Esto se refleja en las cerca de 15.000 descargas anuales y en algunos datos que arrojó una encuesta reciente sobre los servicios de la biblioteca del CIAT:

• 76% de los investigadores encuestados manifestaron haber visitado el enlace de recursos de información en la intranet.
• 78% dijo haber utilizado recursos como el catálogo, las bases de datos, revistas y libros electrónicos.
• 66% expresó haber utilizado las revistas electrónicas que ofrece la biblioteca.
• 79% calificó entre 4 y 5 (siendo 5 la calificación máxima) la calidad del servicio prestado cuando se ha solicitado apoyo del personal de la biblioteca.
• 59% calificó entre 4 y 5 (siendo 5 la calificación máxima) la utilidad de los servicios y recursos de información que ofrece la Biblioteca del CIAT para el trabajo de los investigadores.
• De las 61 revistas recomendadas por los investigadores como muy importantes para su trabajo, actualmente ya se tienen un 60% por medio de suscripciones.

Un espacio común para el aprendizaje

Con la reducción del espacio físico de la biblioteca se había perdido la posibilidad de tener espacios dentro de la misma donde los usuarios pudieran estudiar o concentrarse exclusivamente en la búsqueda de la información necesaria para su investigación. Estos espacios se quieren recuperar ahora con la creación del Learning Commons, donde se ofrece para todos los funcionarios del CIAT, sin necesidad de reservas previas, un lugar para cambiar la cotidianidad de la oficina y estudiar, escribir, hacer consultas o reunirse con otros.

“Queremos resaltar que la biblioteca del CIAT continúa siendo relevante para el Centro, ya que ningún resultado exitoso de investigación se podría dar sin tener información anterior sobre hechos relevantes a los que se están investigando. Además, muchos proyectos de investigación que se quieren presentar a donantes requieren de información actualizada sobre los temas que incumben al CIAT en su misión”, afirma Carlos Saa, que lleva 34 años en el Centro, siempre ligado al equipo de la biblioteca.

La afirmación anterior se manifiesta en la encuesta antes mencionada, donde el 100% de los encuestados coincidió en que vale la pena continuar modernizando y fortaleciendo la biblioteca del CIAT para ofrecer más y mejores servicios y recursos de información a sus usuarios. Sin duda, es un compromiso que hay que mantener para continuar siendo siempre a la vanguardia en la investigación agrícola para la sostenibilidad alimentaria del futuro.

[1] Página web de SIDALC: https://www.sidalc.net/es/inicio