Por Simone Staiger-Rivas y José Antonio Arana.

El Programa Global de Intercambio del personal del CIAT se realiza cada año con el objetivo de promover la integración en todas las áreas de investigación y administración dentro de las regiones geográficas donde opera el CIAT. Consiste en desplazar temporalmente a un grupo seleccionado de funcionarios del CIAT a una ubicación diferente de su lugar cotidiano de trabajo, durante un período de tiempo de 1 a 3 meses.

Se han completado tres años de la implementación de este Programa, entonces era tiempo para obtener retroalimentación sobre este Programa por parte de los participantes y de los líderes que han enviado y recibido personal participante. Por esto se realizó una encuesta entre este grupo de personas involucradas, en la que participaron así:

  • Participantes del Programa de Intercambio Global (investigación y administración) 44.44%
  • Líderes de equipo anfitriones / Colegas que trabajaron con personal visitante 28.89%
  • Líderes de equipo que enviaron personal al Programa de Intercambio Global 26.67%

Más conectados con colegas y socios

De 2015 a 2018, en el Programa Global de Intercambio han participado 30 funcionarios del CIAT de diversas áreas de investigación y administración y provenientes de las sedes de Palmira, Hanoi y Nairobi. Al ser encuestados acerca de los resultados de su visita, el 100% de los participantes manifestó tener ahora conexiones más fuertes con sus colegas y equipos anfitriones.

De igual manera, un grupo de estos participantes (43%) reconoció que gracias a este intercambio pudo ampliar su red de contactos con socios y donantes y, en algunos casos puntuales, liderar o contribuir al desarrollo de métodos o herramientas (71%).

“Aprendí mucho del trabajo en equipo, construyendo herramientas para apoyar al usuario. Conocer la cultura local me ayudó en este intercambio del año pasado”.

“Amplió mi visión e incrementó la conciencia de nuestro equipo sobre el impacto de nuestro trabajo de investigación y la relevancia de involucrar a entidades locales”.

“Entendí, con base en los lineamientos del programa, que esta experiencia estaba más centrada en aprender e interactuar con el equipo en la región para encontrar sinergias y oportunidades de colaboración entre regiones, así como aprender sobre la región y conectarme con socios y donantes”.

Áreas de los participantes en el Programa (que respondieron la encuesta):

  • DAPA 35.71%
  • Agbio 7.14%
  • Suelos 7.14%
  • Gestión de programas 7.14%
  • Alianzas y comunicaciones 7.14%
  • Finanzas y administración 21.43%
  • Gestión humana 14.29%

Se gana en capacidad y se innova

Los líderes de equipos que fueron anfitriones en este Programa manifestaron en la encuesta que los participantes, además de fortalecer sus relaciones con sus pares en las regiones, adquirieron nuevas habilidades en el uso de herramientas y métodos, pero también entrenaron a otros funcionarios en la aplicación de instrumentos o protocolos. Es decir, el Programa Global de Intercambio ha propiciado el intercambio de conocimientos entre equipos ubicados en diferentes regiones.

“Hubo un gran intercambio de conocimientos y experiencias, una comprensión común de los procesos y las técnicas. Después de cada intercambio se han registrado mejoras significativas”.

“La visita en el Programa de intercambio nos ayudó a fortalecer la conexión entre HQ y la región de Asia. Tuvimos más conocimiento sobre la operación global y trabajamos en asuntos pendientes de manera directa y más efectiva”.

“Tuvimos la oportunidad de conocernos mejor, no solo como profesionales de Gestión Humana sino como persona. Esto permite una mejor comunicación y comprensión, fortaleciendo la relación”.

Oficinas donde trabajan los participantes

  • HQ Palmira 51.14%
  • Nairobi, Kenia 28.57%
  • Hanoi, Vietnam 14.29%

Los líderes de equipos que enviaron participantes al Programa coincidieron en afirmar que se reforzaron las relaciones entre los grupos de trabajo y agregaron que su personal participó en la formulación de propuestas luego del intercambio y que incluso, algunos de ellos, lideraron nuevas investigaciones o lograron nuevas alianzas.

“El intercambio motivó y aumentó la confianza del personal para aspirar a un mayor nivel de entrega en las tareas”.

“Este intercambio permitió una nueva asociación que condujo a la expansión de actividades de investigación y una propuesta conjunta”.

“El Programa de intercambio amplió horizontes, abrió nuevas colaboraciones y acercó a la institución”.

Sedes que visitaron los participantes

  • HQ Palmira 42.86%
  • Nairobi, Kenia 21.43%
  • Hanoi, Vietnam 35.71%

Ajustes necesarios para el futuro

A pesar de que la percepción general del Programa es positiva, el grupo de encuestados también expresó oportunidades de mejora, entre ellas la necesidad de usar los intercambios para promover cuestiones estratégicas, no solo para complementar proyectos u oficinas. También mencionaron que se podría ampliar el intercambio para estadías en organizaciones socios del CIAT. Varios comentan que un mayor compartir y seguimientos de los resultados es necesario.

  • Se necesita más planificación y consulta para desarrollar la agenda del intercambio.
  • Se requieren más fondos para permitir más participantes.
  • Se deberían considerar intercambios intra-regionales.
  • Es clave definir siempre la sostenibilidad – a largo plazo – del intercambio, más allá del aumento de las habilidades del candidato.
  • Debería ser mandatorio compartir los resultados del Programa.
  • Se debería enviar personal que pueda impactar directamente en los procesos.
  • Podríamos tratar de alinear las visitas con el avance de nuevas iniciativas estratégicas del CIAT.
  • Se podría abrir el intercambio con otras instituciones en lugar de solo intercambiar internamente en el CIAT.
  • Implementar instrumentos para el seguimiento del proceso.
  • Mejorar la interconexión entre oficinas regionales en términos de procedimientos administrativos (viáticos, anticipos, legalización, etc.).
  • Debería ser obligatorio hacer una revisión de logros para cada participante.
  • Pasa demasiado tiempo entre la solicitud y la aprobación. El CIAT necesita moverse más rápido.

Para el 2018 han sido seleccionados 17 participantes quienes, con seguridad, aprovecharán esta oportunidad de crecimiento personal y profesional.

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