“Nos ajustamos a una nueva realidad financiera”

 

S.P. ¿Cómo recuerda sus inicios en el CIAT?

G.R. Empecé en el 2003 como asistente administrativa del Instituto de Innovación Rural a cargo de Jacqueline Ashby. Trabajé a su lado durante casi 4 años y parte de mi conocimiento se lo debo a ella, quien se convirtió en uno de mis “role models”.

Después, impulsada por el sueño de desenvolverme en el sector Financiero, estuve un semestre fuera del CIAT trabajando para un holding de inversiones, pero ahí descubrí que realmente lo que me apasionaba era trabajar para organizaciones sin ánimo de lucro. En el 2007 regresé al CIAT como asistente administrativa de Albin Hubscher, quien también marcó gran parte de lo que soy hoy profesionalmente.

En el mismo periodo realicé un master en finanzas para después tomar el cargo de Jefe de Planeación Financiera, después estuve 3 años en CCAFS como “Senior Manager, Finance, Contracts & Liaison”, donde trabajé junto con Bruce Campbell como jefe, de quien aprendí muchísimo y desarrollé habilidades que ni siquiera yo sabía que tenía. A Bruce lo admiro enormemente por ser un excelente líder y científico.

Durante mi paso por CCAFS, se abrió la vacante en CIAT para gerente de finanzas, apliqué y quedé en el cargo. Pasado menos de un año la organización atravesó una reestructuración del área de Servicios Corporativos y es a partir de ese momento que asumo la Dirección del área de Finanzas y Administración.

S.P. ¿Cómo está distribuido su equipo actualmente?

G.R. Somos en total 9 áreas y se dividen así:

En Finanzas dos áreas:

Planeación y Monitoreo Financiero:  Liderada por Luis Fernando Osorio, es el área encargada de la creación del presupuesto institucional y el presupuesto de las unidades administrativas, también apoya y realiza el análisis presupuestal para las propuestas, soporte financiero y seguimiento mientras se llevan a cabo las actividades de Investigación, entre otros.

Operaciones Financieras: Área liderada por Jorge Peña, se encarga de registrar, preparar,  preservar,  mantener y reportar información contable y financiera confiable, precisa y oportuna, cumpliendo plenamente  con las normas internacionales financieras (IFRS), financial guidelines expedidas por el CGIAR, políticas, directivas y procedimientos de control interno del Centro, que permita al Management Team la toma de decisiones; además del manejo óptimo de los recursos financieros, la presentación de estados financieros a los donantes y el cumplimiento de los requisitos legales de los países que nos hospedan.

Y en Administración siete áreas:

Logística: Área liderada por Julio Valenzuela, es el área de soporte que se encarga de realizar una eficiente tarea para adquirir bienes y servicios a nivel nacional e internacional, que permitan el buen funcionamiento de las áreas de investigación y administración.

Sistemas de Información (TI): El líder es Carlos Meneses. Esta es el área que garantiza la conectividad y funcionamiento de todos los equipos en el Centro, actualmente, se están descentralizando los servicios para las regiones, teniendo puntos focales en África y Asia. Este equipo brinda apoyo muy importante en los procesos de investigación y administración proporcionando servicios, soluciones y plataformas informáticas de calidad.

Infraestructura y Operaciones de Campo: Área liderada por Camilo Ujueta, cuyo objetivo es monitorear el apropiado funcionamiento de la planta física y de la infraestructura relacionados con la iluminación, la ventilación, el agua, los servicios sanitarios, la limpieza, servicio de motor pool, flota de vehículos, operaciones de campo (alistamiento de terrenos para ensayos de investigación) y a partir de éste año se integró el área de seguridad como parte de éste equipo. De igual manera se encargan del manejo de cultivos en la sede de Palmira y estaciones experimentales, transporte de buses, entre otros.

Catering y Casa de Huéspedes: Liderada por Lina Quintana, ésta área se encarga del suministro diario de alimentación para 800 personas (casino, cafetería, snack y comedor principal). De igual manera es responsable de prestar el servicio para la realización de eventos y en la casa de huéspedes para hospedaje en la institución.

Coordinación Financiera y Administrativa – África: Liderada por Yosam Mugarura es el área encargada de brindar soporte con el fin de contribuir al cumplimiento de los objetivos del CIAT mediante la creación de un marco operativo propicio para facilitar las actividades de investigación.

Coordinación Financiera y Administrativa – Centro América: Liderada por Vilia Escober encargada de brindar soporte a la investigación para lograr los objetivos del CIAT en Centroamérica, asegurando una gestión eficiente y efectiva de los recursos humanos, financieros, de bienes y materiales, siguiendo el debido cumplimiento de los procesos administrativos de la institución.

Coordinación Administrativa – Asia: Liderada por Thao Hoang encargada de brindar soporte a la investigación con el fin de mejorar la eficiencia, coordinación y presentación de informes y comunicaciones entre las funciones administrativas y financieras en Asia.

S.P. ¿Cuáles son los principales objetivos del área para el 2018?

G.R. Para este año, nos hemos propuesto los siguientes objetivos principales:

1. Reorganizarnos y ajustarnos a la realidad financiera del Centro, ya que debido a la situación presupuestal nos vimos en la necesidad de hacer algunos recortes de personal. Vamos a redistribuir funciones para continuar trabajando arduamente en pro de aumentar la eficiencia y eficacia y sobre todo trabajar en la motivación del equipo.
2. Ampliar el sumnistro de energía fotovoltaica en la sede de Palmira a un 50%.
3. Optimizar el agua proveniente de las lagunas de oxidación, a través de un proyecto de reciclaje y con fines de riego. El Centro realizó una inversión importante el año pasado en dichas  lagunas lo cual mejoró la calidad del agua notablemente.
4. Continuar expandiendo el uso y aprovechamiento de nuestro ERP (Agresso/UBW) como por ejemplo y lanzar el proyecto de generación de reportes financieros. También, fortalecer el uso de la herramienta en las regiones.
5. Mejorar los tiempos de respuesta de los reportes financieros a donantes.
6. Apoyar la materialización del proyecto “semillas de futuro”, donde estamos involucrados en temas de presupuesto, diseño y contratación de proveedores.

S.P. ¿Cuál es el mensaje al personal del CIAT sobre la actualidad financiera?

G.R. No estamos en crisis, simplemente nos estamos ajustando a una nueva realidad financiera. Al cierre del 2017, los  Estados Financieros reflejan un déficit de aproximadamente $2.6 millones de dólares, lo cual estaba previsto desde antes de finalizar el año, esto en respuesta a que durante el 2017 gastamos más de lo que proyectamos y que finalmente no se materializó.

Finalizando el año pasado debimos tomar algunas medidas, entre ellas, prescindir de algunos colaboradores y este año haremos un mayor control en la materialización y ejecución  de nuevos recursos con el fin de mitigar y actuar de manera oportuna ante situaciones como las presentadas en el 2017; debemos pensar en la sostenibilidad del Centro.

Con el equipo que lidero he sido muy enfática en que pensemos distinto y hagamos cosas diferentes/innovadoras. Tenemos que seguir planteando e implementando estrategias que agreguen valor a lo que hacemos sin perder nunca de vista para que estamos y a quien servimos.

Para finalizar, no me queda la más mínima duda de que el éxito del CIAT depende de poder sobrepasar momentos difíciles y salir fortalecidos. Esto depende de todos y cada uno de nosotros, así que hago un llamado para que juntos continuemos trabajando como el equipo que somos por esta gran Institución.